Karina Myhrman, Victoria Drotty och Linda Karlzon på lönekontoret.
Trollhättan digitaliserar 8000 personaldokument
Alla avtal och intyg med uppgifter om Trollhättan Stads anställda ska nu scannas in och sparas i ett digitalt arkiv. De äldsta personaldokumenten gäller personer födda på 40-talet. Arbetet ingår i On/off-boarding projektet som handlar om att digitalisera anställningsprocessen.
Genom att införa ett digitalt personalarkiv med stöd för digitala underskrifter och e-arkiv kommer vi troligtvis redan under hösten 2023 kunna gå över till digitala anställningsavtal.
Varför är en digital anställningsprocess bättre?
- Fördelarna är många för både anställda, chefer och handläggare. I en digital anställningsprocess kan vi säkerställa kvalitet, integritet och tid samt undvika krångel, säger Karina Myhrman som är lönechef.
Så som det fungerat fram till idag så måste en uppsjö av dokument skrivas ut, skrivas på, skickas fram och tillbaka, skannas in och arkiveras. Med en digital process behöver chef och blivande anställd inte ens vara på samma plats för denna procedur. Dessutom kommer digitala dokument fram till mottagaren direkt. Med vanlig postgång riskerar tex avtal komma in till personalkontoret kanske två veckor efter det skickats. Det kan medföra att uppsägnings- eller anställningsavtal kommer in för sent. Med lite otur uteblir då lönen för en nyanställd första månaden.
- Vi kommer alla att spara mycket tid på detta och när digitaliseringen är klar av befintliga akter så kan vi rensa ur och makulera alla de personuppgifter som finns utskrivna i diverse pärmar ute i alla våra verksamheter, säger Karina Myhrman.
Hur går då själva inskanningen till?
I arbetet med att skanna in alla våra gamla personalakter finns tyvärr inga genvägar. Linda Karlzon och Victoria Drotty som båda är lönehandläggare och systemförvaltare berättar.
En personalakt är en fysisk mapp som kan innehålla från några papper till centimetertjocka högar med innehåll. I värsta fall finns till och med flera mappar på en person som arbetat länge inom kommunen och rört sig mellan olika arbetsplatser.
- Vi behöver sortera innehållet i alla mappar. Ta bort häftklamrar och eventuella post-it lappar innan vi kan skanna in dokumenten. De värsta är de tunna A5 avtalen som skrevs på, tillsammans med karbonpapper, från 80-talet. De måste vi kopiera på tjockare A4-papper innan vi kan skanna dem, säger Linda Karlzon.
- Mycket kommer, efter inskanningen, att kunna slängas men alla dokument som har en påskrift ska sparas i det fysiska arkivet, säger Victoria Drotty.
Eftersom Kunskapsförbundets Väst köper tjänsten lönehantering av Trollhättans Stad så har också de valt att följa med i digitaliseringsresan.